Outsourcing informatico

Cos’è l’Outsourcing?

Il termine outsourcing, in ambito economico aziendale, è utilizzato per indicare quel processo attraverso il quale una particolare attività di un’impresa viene svolta all’ “esterno”, ovvero viene affidata a un’altra impresa.

Le attività che possono formare oggetto di outsourcing sono potenzialmente tutte quelle svolte all’interno di un’impresa e “accessorie” all’attività principale della stessa, come, ad esempio, le attività di manutenzione, di pulizia, di mensa, di logistica.

Per quanto riguarda, specificatamente, l’ambito informatico, vista l’ormai consolidata informatizzazione dei processi aziendali ed il conseguente sviluppo delle tecnologie, è divenuta ormai prassi aziendale dare in outsourcing la gestione del sistema informativo aziendale, cioè esternalizzare tale attività.

Quali sono i vantaggi e la natura giuridica?

Ricorrendo all’outsourcing informatico l’impresa che esternalizza può usufruire delle competenze, della struttura e del personale di un terzo specializzato in un settore in continua evoluzione. L’esternalizzazione di tali attività permette, infatti, al soggetto esternalizzante di:

– ridurre i costi interni, anche in termini di personale;

– concentrare le proprie risorse sulla sua attività principale.

La fattispecie dell’outsourcing – anche quello informatico – viene ricondotta alla tipologia dell’appalto di servizi, valorizzando tra l’altro il carattere continuativo e periodico dei servizi oggetto della prestazione.

Come redigere un contratto di outsourcing informatico?

Analizziamo, nell’ottica di fornire consigli pratici alla redazione del relativo contratto, alcuni aspetti di fondamentale importanza nell’ambito della regolamentazione dei rapporti tra committente e fornitore nei contratti di outsourcing informatico.

1. a) La definizione dei servizi oggetto del contratto: poiché le prestazioni che possono costituire oggetto di outsourcing informatico sono varie ed eterogenee, è bene individuarle ed indicarle nel contratto con estrema accuratezza.

I servizi oggetto di outsourcing informatico normalmente ricomprendono tutte quelle attività necessarie ad assicurare la gestione, la manutenzione o il test di tutta o parte dell’infrastruttura informativa del committente, come ad esempio, l’elaborazione informatica dei dati, gestione e manutenzione delle attrezzature (hardware), gestione della sicurezza (integrità, accessibilità e riservatezza) delle informazioni, organizzazione e gestione del disaster recovery, ovvero delle procedure di salvataggio e recupero dei dati nei casi di eventi disastrosi (es. attacchi informatici).

La particolare natura tecnica e la complessità di tali servizi, combinata anche con il livello di integrazione dei servizi e dei sistemi del fornitore e del committente, consigliano, come ormai da consolidata prassi contrattuale, di menzionare nel testo del contratto i servizi solo per tipologia, prevedendo poi la disciplina specifica ed una puntuale e dettagliata indicazione dei medesimi (anche in termini tecnici) negli allegati. Per gli stessi motivi, viene riservato agli allegati anche il dettaglio dei corrispettivi previsti per i singoli servizi.

1. b) La regolamentazione dei mutamenti dei servizi nel tempo: altro elemento fondamentale nella redazione di un contratto di outsourcing informatico è quello relativo alla regolamentazione dei mutamenti dei servizi, sia dal punto di vista qualitativo, sia da quello quantitativo, nel corso della durata contrattuale. La natura stessa di tale contratto, normalmente caratterizzato da un notevole contenuto tecnologico dei servizi (per sua natura soggetto a mutamenti) e da una durata pluriennale, rende infatti necessaria una precisa disciplina pattizia di tale ambito, al fine di evitare l’insorgere di controversie tra le parti.

Sarebbe, pertanto, opportuno inserire nel contratto clausole che prevedono la facoltà per il fornitore di utilizzare o apportare, a seconda della tipologia del servizio, modifiche evolutive ai propri sistemi e/o a quelli gestiti per conto del committente in linea con le best practice del settore informatico.

Un’altra tipologia di clausola relativa alla regolamentazione dei mutamenti dei servizi è quella volta a regolare i cambiamenti dei servizi necessari per assicurare nel tempo la conformità degli stessi alla normativa applicabile al committente. Questo tipo di previsioni contrattuali assume maggiore importanza, peraltro, quando i servizi sono prestati a favore di soggetti (ad esempio banche o assicurazioni) che operano in settori fortemente normati.

Nella pratica, le modifiche ai servizi volte ad assicurare la conformità degli stessi alla normativa tempo per tempo applicabile vengono solitamente poste a carico del fornitore, differenziandole da quelle “non necessarie” o “evolutive” derivanti dalla mera volontà del committente (e che, quindi, necessitano di un accordo tra le parti).

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